Case

Tendermanagement

Best Value tendermanagement bij RICOH

De vraag van RICOH
“Ondersteun ons bij het schrijven van een winnend plan van aanpak, voor de Best Value Procurement (BVP) aanbesteding van de Rijksuniversiteit Groningen, dat aansluit bij onze dienstverlening en high performance organisatie.” 

De vraag van Rijksuniversiteit Groningen bestond uit het inrichten van een managed print service, de centrale repro en de postkamer voor ruim 6.700 medewerkers en 28.000 studenten. 

De aanpak 
Samen met het tenderteam van RICOH is een winnend plan van aanpak opgesteld voor de uitvraag van printdienstverlening door de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). We trapten af met een brainstorm om te definiëren welke visie RICOH bij de inschrijving had en welke dienstverlening RICOH precies wilde neerzetten. Op basis van deze visie en aantoonbare ervaringen met soortgelijke projecten uit het verleden is het plan van aanpak in hoofdlijnen tot stand gekomen. Tijdens een Brown Paper sessie hebben we het gehele plan van aanpak in de tijd uitgetekend. Hierdoor waren alle activiteiten, prestaties, risico’s en kansen goed inzichtelijk. De kern van het plan stond op papier, waardoor het project eenvoudig te doorgronden was voor alle betrokken partijen binnen het project. Gelijktijdig werd de prestatie-informatie in de organisatie opgehaald. Wat vervolgens nog resteerde, was het samenvatten van het plan in de inschrijfdocumenten van de RUG. Hierbij maakten we gebruik van een praktische inschrijftool, zodat de prestatiebeweringen, risico’s en kansen scherp werden geformuleerd. Tot slot was de interviewtraining de laatste stap richting een winnende tender.

De prestatie
1.    De betrokken teamleden hebben hun kennis over Best Value Procurement vergroot en zijn in staat zichzelf, en de organisatie, vanuit hun expertise te verkopen. Een viertal medewerkers zijn BVP-gecertificeerd.
2.    Er is een integraal en samenhangend plan van aanpak samengesteld wat, door betrekken van uitvoeringsexpertise, realiseerbaar is.
3.    Er lag een winnend plan van aanpak dat een aantoonbare bijdrage leverde aan de doelstellingen van de klant. 

Interesse?

Wij staan altijd open voor inspirerende gesprekken met bevlogen experts die onze passie delen. Herken jij jezelf hierin?