Case

Best Value Procurement

Best Value Procurement bij UMCG LifeLines

De vraag van UMCG LifeLines
“Begeleid en ondersteun ons bij het selecteren van de juiste leverancier door middel van de Best Value Procurement benadering. Wij willen de expertise uit de markt benutten door leveranciers de ruimte te bieden om zich te onderscheiden met innovatieve oplossingen.”

Het project
Het UMCG verzorgt de opzet en werkwijze van LifeLines, een grootschalig bevolkingsonderzoek waarin de leefstijl en gezondheid van 165.000 mensen worden gemonitord gedurende een periode van 30 jaar. In een vroege fase van het onderzoek stuitte het UMCG op de uitdaging om cruciale bloed- en urinesamples van de deelnemers te bewaren bij een temperatuur van -80°C. De technologie voor de opslag én automatische benaderbaarheid van de samples leek niet te bestaan.

De aanpak
De vraag van UMCG LifeLines was ons niet vreemd. Best Value Procurement is bij uitstek geschikt voor het aanbesteden van een innovatieve oplossing die de opdrachtgever zelf niet voldoende kan specificeren. Omdat het UMCG nog geen ervaring had met de Best Value Procurement methodiek hebben wij het projectteam voor de aanbesteding stap voor stap meegenomen. Dit hebben wij gedaan door:
• Het projectteam van UMCG te trainen in de Best Value filosofie en methodiek.
• Het projectteam te begeleiden bij het opstellen van de opdrachtdoelstellingen en de aanbestedingsleidraad conform BVP.
• De gegadigde marktpartijen op te leiden in de BVP filosofie en methodiek.
• Het projectteam te trainen in het beoordelen van Best Value inschrijvingen.
• De teamleden trainen in het interviewen (inclusief beoordelen) van inschrijvers.
• Het beoordelen van de ontvangen inschrijvingen te begeleiden, met als resultaat goed onderbouwde consensusscores.
• De interviews en de beoordelingen daarvan te begeleiden conform BVP, hetgeen resulteerde in de uitnodiging van de dominant beste inschrijver om zijn inschrijving in detail te concretiseren.
• De concretiseringsfase te begeleiden, waarin de beoogde opdrachtnemer proactief en naar eigen inzicht zijn plan van aanpak uit detailleerde.
• Het plan van aanpak van de beoogde opdrachtnemer te reviewen.

De prestatie
1. UMCG LifeLines heeft de expert gevonden die als beste heeft aangetoond de hoogtechnologische opslaginstallatie te kunnen leveren.
2. De leverancier is in staat om tijdens de uitvoeringsfase afwijkingen op planning en budget te voorkomen of te minimaliseren op basis van zijn expertise en proactieve opstelling.
3. De betrokken teamleden zijn doordrongen van Best Value en zijn in staat het gedachtegoed en de methodiek toe te passen binnen hun rollen als inkoper, interviewer of beoordelaar.
4. Het UMCG LifeLines projectteam en de leverancier werken samen op basis van expertise en dominante informatie.
5. UMCG LifeLines hoeft de leverancier niet te managen, controleren en dirigeren, maar kan hem faciliteren en vertrouwen in het zelfstandig realiseren van aantoonbare prestaties.